Controleren, corrigeren en complimenteren: de drie C’s van toezichthouder Floris Melis

Oktober 2017. Foto: Toezichthouder Floris Melis op het Meerpaalplein in Dronten. Jaarlijks vinden hier meerdere evenementen plaats, zoals de Meerpaaldagen, Koningsdag,
de kermis, wielerwedstrijden, et cetera. Op de achtergrond het gemeentehuis.

Bij bureau Exsin voelt veiligheidskundige Floris Melis zich weleens een vreemde eend in de bijt tussen al die collega’s met milieudiploma’s. Tegelijk is hij de onmisbare factor als het aankomt op toezicht bij evenementen.

Floris (26) is specialist en toch ook weer niet. Na zijn afstuderen aan de Hogeschool Utrecht wist hij alles over integrale veiligheid en in het bijzonder crowdmanagement, maar eigenlijk niet zoveel over risico’s voor het milieu. Inmiddels, na twee jaar Exsin, mag hij zich met recht ‘multidisciplinair’ noemen. Laat je hem een schouw doen over een evenemententerrein dan komt hij niet alleen terug met opmerkingen over de vluchtwegen, maar ook over milieuactiviteiten zoals afvoer van afval, gebruik van aggregaten en opslag van gevaarlijke stoffen.

Hoe ziet zo’n bezoek eruit? Uitgangspunt is de evenementenvergunning, legt Floris uit. “De voorschriften zijn vaak op maat geschreven. Toegespitst op de terreinindeling, het organogram van verantwoordelijken, de opstelling van beveiligers, medische faciliteiten, parkeergelegenheid, bereikbaarheid, brandveiligheid en de overlast die je kunt verwachten. Al die informatie spreek ik door met de organisatoren. Is het evenement al van start, dan bespreek ik de ervaringen tot nu toe. Doorgaans vindt er ook een integraal overleg plaats met alle betrokken partijen, waaronder de overheidsdiensten. Vervolgens doe ik een ronde over het terrein, maak foto’s — zowel front- en backstage — en controleer de voorschriften uit de vergunning. Ondertussen spreek ik met het personeel, vooral EHBO’ers en beveiligers. Dat contact ervaren zij vaak als plezierig en leerzaam: ik wijs ze weliswaar op onvolkomenheden, maar geef ook een compliment als het er prima uitziet.”

Drie dagen per week is hij hiermee in de weer, de andere dagen doet hij ruimtelijke ordening voor de gemeente Dronten (gedetacheerd). “De grote evenementen vinden vooral plaats op het terrein van Walibi”, vertelt Floris. “Denk aan Lowlands, Defqon, Mud Masters en Opwekking. Doorgaans is dat allemaal strak geregisseerd, omdat het zich elk jaar herhaalt. Mijn aandacht gaat vooral uit naar de kleinere evenementen, juist omdat de diensten daar niet zo bovenop zitten. Vergis je niet: ook hier komen soms duizenden bezoekers.”

Na zo’n schouw stelt Floris een rapport op met feedback voor organisatie én vergunningverleners. Daarin ook foto’s. “Die zeggen meer dan duizend woorden.” Hij hecht eraan uit te leggen waaróm iets gecontroleerd wordt. “Als snowboardleraar in Oostenrijk paste ik de drie C’s toe: controleren, corrigeren en complimenteren. Die aanpak werkt hier ook goed en levert zelden weerstand op.”

Niet voor ieder scenario een draaiboek

Floris maakt reeds stappen in projectmanagement. In Dronten organiseerde hij onlangs een integrale toezichtactie voor brandweer, politie, omgevingsdienst, waterschap en gemeente. “We leerden ontzettend veel van elkaar”, blikt hij tevreden terug. De laatste jaren wint zorgvuldige vergunningverlening en scherp toezicht op evenementen aan belang. Ongelukken in Nederland (Monstertruck in Haaksbergen) en België (onweer op Pukkelpop) schudden overheden wakker. “Het is belangrijk dat ook organisatoren meedenken in het proces”, zegt Floris. “Dat stimuleer ik door vooraf, tijdens en na afloop van het evenement vragen te stellen. Dan weet ik meteen of ze goed op de hoogte zijn van de voorschriften en of ze de veiligheidsplannen, die ze zelf hebben ingediend, kunnen dromen. Waarom heb je dat zo gedaan, vraag ik dan. Of: waarom heb je voor deze indeling gekozen? We komen dan dingen tegen die in de praktijk net iets anders uitpakken.”

Je kunt niet voor ieder scenario een draaiboek maken, licht Floris toe. “Wel kun je op papier al zien of iets realistisch is. Ik vroeg eens waarom de vluchtwegen onverlicht zijn. Toen kreeg ik als antwoord dat ingeval van nood de lichtmasten bijgedraaid worden. Maar daar is dan helemaal geen tijd of aandacht voor. Wat ik zeker wil weten is of de organisatie het eigen terrein door en door kent. Dat helpt om te kunnen anticiperen op onverwachte situaties. Ik ben er dus niet alleen om bonnetjes uit te schrijven of te vertellen hoe het moet, maar ook voor dat extra paar ogen en als stimulans tot een nog betere voorbereiding. Alleen samen kunnen we risico’s minimaliseren.”

Ook toezichthouder? Reageer op Floris’ verhaal en deel uw eigen inzichten op LinkedIn.